Excel tips για αρχάριους


excel tips and tricks

Γρήγορα tips και απλές συμβουλές για την χρήση του excel από νέους χρήστες.


1. Πινέλο μορφοποίησης

Μία από τις πιο γρήγορες και ευκολότερες συμβουλές για το Excel είναι η δυνατότητα πινέλου μορφοποίησης. Αντί να πείτε σε κάθε κελί (ή ομάδα κελιών) ποια χρώματα, γραμματοσειρές και μορφή να χρησιμοποιήσετε, απλώς αντιγράψτε-επικολλήστε τη μορφή από ένα άλλο κελί.

Δείτε πώς μπορείτε να μορφοποιήσετε γρηγορότερα τα κελιά:

  • Κάντε κλικ σε ένα κελί με τη μορφοποίηση που θέλετε να αντιγράψετε.

  • Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στο εικονίδιο πινέλου στην επάνω δεξιά γωνία.

  • Κάντε κλικ ή επιλέξτε το κελί ή τα κελιά στα οποία θέλετε να επικολλήσετε τη μορφή.

2. Φιλτράρετε τα δεδομένα σας

Μερικές φορές θέλετε να δείτε μόνο τις γραμμές που περιέχουν ένα συγκεκριμένο επώνυμο, κλίμακα πληρωμής, θέμα ή άλλες λεπτομέρειες. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με λιγότερη χρήση του ποντικιού εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία δεδομένων φίλτρου.

  • Κάντε κλικ ή επιλέξτε τη γραμμή, τη στήλη ή την περιοχή που θέλετε να φιλτράρετε.

  • Επιλέξτε την καρτέλα Δεδομένα επάνω.

  • Κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο με το εικονίδιο διοχέτευσης στη γραμμή εργαλείων.

  • Στην περιοχή κελιών, κάντε κλικ στο βέλος.

  • Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε τα σημεία δεδομένων που θέλετε να φιλτράρετε.

3. Αποκοπή ή αναδίπλωση κειμένου

Τα υπολογιστικά φύλλα με μεγάλους συνδέσμους ή μπλοκ κειμένου μπορεί να είναι δύσκολα στην ανάγνωση. Για να το διορθώσετε αυτό, μπορείτε να επιλέξετε να κόψετε το κείμενο ή να το αναδιπλώσετε αν προτιμάτε να δείτε την πλήρη εικόνα.

  • Επιλέξτε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών.

  • Στην Κεντρική καρτέλα, πάνω από τη λέξη Στοίχιση, κάντε κλικ στην επιλογή Αναδίπλωση κειμένου.

  • Κάντε κλικ μία φορά για να αναδιπλώσετε το κείμενο ή για δεύτερη φορά για να το κόψετε.


numbers in excel

4. Χρησιμοποιείστε συναρτήσεις

Ακολουθούν μερικοί από τους καλύτερους τύπους του Excel για να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας πιο αποτελεσματικά:

  • SUM, AVERAGE, COUNT: Προσθέστε τις τιμές σε μια ομάδα κελιών, πάρτε το μέσο όρο ή μετρήστε τα κελιά που έχουν μια τιμή αριθμού.

  • IF: Δημιουργήστε μια σημαία εάν τα δεδομένα πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη, όπως εάν ένα κόστος έχει τελειώσει ή είναι κάτω από τον προϋπολογισμό.

  • CONCATENATE: Συνδυάστε κείμενο από δύο κελιά ή στήλες, όπως ένα όνομα και ένα επώνυμο. (Για να αποφύγετε την πληκτρολόγηση "συνένωση", απλά πληκτρολογήστε "&" αντ 'αυτού.)

  • MAX ή MIN: Βρείτε τον μέγιστο ή ελάχιστο αριθμό σε μια περιοχή.

5. Αυτόματη συμπλήρωση κελιών

Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε παρόμοιο αλλά ελαφρώς διαφορετικό κείμενο στο Excel, εάν ταιριάζει σε ένα μοτίβο. Μπορείτε να γεμίσετε αυτόματα ημερομηνίες, μια σειρά αριθμών ή άλλα μοτίβα όπως αυτό:

  • Επιλέξτε τα κελιά που έχουν το μοτίβο δεδομένων που σας αρέσει.

  • Σύρετε τη λαβή γεμίσματος στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής.

6. Αυτοματοποιήστε με το IF

Μία από τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες του Excel, το IF, σας δίνει τεράστια ευκολία για να αποκτήσετε πληροφορίες σχετικά με τα δεδομένα. Για να το χρησιμοποιήσετε, εισαγάγετε δεδομένα με την παρακάτω σύνταξη σε ένα κελί. Μπορείτε να κάνετε τη φόρμουλα όσο περίπλοκη θέλετε.

  • Σύνταξη: =IF(D3>C3,"Πάνω από τον προϋπολογισμό","ΟΚ")

  • Τι σημαίνει: Εάν το D3 είναι μεγαλύτερο από το C3, το κελί θα διαβάσει "Πάνω από τον προϋπολογισμό". Αλλιώς, θα γράφει" ΟΚ".

7. Αλλαγή γραμμών σε στήλες

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε γραμμές και, στη συνέχεια, να συνειδητοποιήσετε ότι θα πρέπει να βρίσκονται σε στήλες. Μην το ξαναγράψετε. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε το "Ειδική επικόλληση" και "Μεταφορά" για να μεταβείτε σε στήλες. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε στήλες σε γραμμές.

  • Επιλέξτε τις γραμμές ή τις στήλες σας.

  • Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.

  • Κάντε δεξί κλικ σε ένα νέο κελί.

  • Στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, τοποθετήστε το πάνω από το εικονίδιο μεταφοράς και κάντε κλικ σε αυτό.


stunning charts in excel

8. Μορφοποίηση υπό όρους

Είναι εύκολο να κάνετε τα κελιά να γυρίσουν ένα διαφορετικό χρώμα για να καλέσουν αριθμούς πάνω ή κάτω από μια συγκεκριμένη τιμή, προηγούμενα οφειλόμενα στοιχεία ή οποιεσδήποτε άλλες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε τα κελιά στο καθημερινό σας πρόγραμμα να γίνουν μπλε για να δείξετε ότι έχετε περάσει μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας.

  • Επιλέξτε μια περιοχή κελιών.

  • Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.

  • Επιλέξτε παραμέτρους για επισήμανση.

  • Επιλέξτε χρώματα και άλλες αλλαγές μορφοποίησης που θα εφαρμοστούν.

9. Απόκρυψη γραμμών ή στηλών

Κανείς δεν αγαπά τα μη διαχειρίσιμα δεδομένα σε μαζικά, ατελείωτα κυλιόμενα υπολογιστικά φύλλα. Εάν έχετε ξεπερασμένα δεδομένα (όπως οι αριθμοί προϋπολογισμού του περασμένου έτους) και έχετε κουραστεί να τα προσπερνάτε στην αναζήτηση σας, κρύψτε το εύρος.

  • Επιλέξτε τις γραμμές ή τις στήλες που θέλετε να αποκρύψετε.

  • Κάντε δεξί κλικ και μετά επιλέξτε Απόκρυψη.

  • Για να οδικά, κάντε δεξί κλικ σε κοντινές στήλες και κάντε κλικ στην επιλογή "Unhide".

10. Γέμισμα flash

Μερικές φορές το Excel θα εντοπίσει ένα μοτίβο στα δεδομένα σας καθώς το εισάγετε - κάτι σαν αυτόματη ενημέρωση στο τηλέφωνό σας. Για να το χρησιμοποιήσετε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε Enter όταν βλέπετε το προτεινόμενο κείμενο να εμφανίζεται στα κελιά σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Δεδομένα και, στη συνέχεια, στο Flash Fill για να ξεκινήσετε τη διαδικασία με μη αυτόματο τρόπο.